O data cu apropierea anului 2023, RO e-Factura intra din nou in atentia antreprenorilor.
Pentru a putea utiliza sistemul informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in SPV, in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit .
Reamintim ca incepand cu 1 iulie 2022 a devenit obligatorie raportarea prin RO e-Factura pentru urmatoarele categorii :
- operatorii economici stabiliți în România, în relația B2G, au obligatia să emită facturi electronice și să le transmită prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
- operatorii care comercializeaza produse cu risc fiscal ridicat comercializate în relația B2B
Produsele cu risc fiscal ridicat sunt produsele la a căror comercializare există risc ridicat de fraudă și evaziune fiscală si sunt cuprinse in lista de mai jos:
1 .Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile
2. Băuturi alcoolice
3. Construcții noi
4.Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș).
5.Îmbrăcăminte și încălțăminte
Ce inseamna acest sistem?
Sistemul e-Factura presupune generarea unui fisier XML standard care este apoi validat in SPV.
Utilizatorii SmartBill, dupa autorizarea firmei in SPV pot trimite facturi prin e-Factura printr-un singur click.
In acest sens, dupa emiterea facturii se poate accesa butonul Trimite e-Factura :
Este important de mentionat ca desi in anumite situatii forma respecta cerintele de validare, in fond pot exista anumite situatii care necesita atentia antreprenorilor. Cateva aspecte avute in vedere de aplicatia SmartBill Conta sunt:
- daca realizezi vanzari cu mentiuni speciale (de exemplu: TVA la incasare sau taxare inversa), acest lucru trebuie mentionat in fisierul XML
- pe e-Factura trebuie trecute orice mentiuni legale obligatorii pentru factura normala (de exemplu capitalul social)
- discounturile trebuie specificate in anumite locuri in e-Factura
- formatul corect al XML-ului trebuie respectat, pentru a putea identifica imediat orice nereguli ar aparea
Validarea facturii
- Pentru ca factura sa fie validata, datele furnizorului: tara, judet, localitate trebuie sa fie corecte. In cazul firmelor cu sediul in Bucuresti este obligatoriu ca la localitate sa fie indicat si sectorul. In caz contrar, chiar daca e-Factura este transmisa, ea nu va fi validata.
- Unitatile de masura reprezinta una dintre specificatiile standardului pentru e-Factura transmis de autoritati si este necesar ca acestea sa respecte anumite codari. In caz contrar si datorita interoperabilitatii dintre sistemele informatice, pot aparea probleme la importul datelor, iar facturile pot fi refuzate (In SmartBill se poate face o mapare intre unitatile de masura folosite intern, in firma si cele care ajung in e-Factura. Astfel, sunt emise facturi corecte care, odata ajunse la clienti, vor putea fi usor importate in sistemele lor. Mai mult, maparile odata realizate sunt memorate si vor putea fi astfel refolosite la urmatoarele trimiteri de documente.
Important! Specialistii de la SmartBill atrag atentia ca nerespectarea corectitudinii acestor informatii nu duce automat la invalidarea facturilor, insa acestea nu respecta cu siguranta instructiunile ANAF si pot fi refuzate de client.
Cum se face conectarea cu ANAF?
Antreprenorii pot sa se autorizeze in SPV cu un certificat digital calificat propriu in SmartBill dar au si alternativa autorizarii externe, pe care o poate realiza contabilul firmei, utilizand propriul certificat digital – aspect important prin prisma costurilor pe care le presupune obtinerea unui certificat digital calificat. Pentru contabil reprezinta o actiune rapida, de cateva minute, pe care o va repeta la 90 de zile.
Aceasta autorizare externa, ce se realizeaza in afara contului SmartBill, nu are niciun impact asupra emiterii de facturi si a transmiterii acestora prin e-Factura la ANAF, aceste actiuni ramanand in continuare in sarcina antreprenorilor sau a persoanelor responsabile de facturare in firma.
Produse cu risc fiscal
Pentru acele companii ce comercializeaza produse considerate cu risc fiscal si sunt obligate sa utilizeze e-Factura incepand cu data de 1 iulie 2022, este foarte important ca softul de facturare pe care decid sa il foloseasca sa le fie de real ajutor mai precis:
- sa fie ghidati in mod explicit in aplicatie in ceea ce priveste aceste produse
- sa aiba posibilitatea de a importa produsele cu risc fiscal manual, dar si in masa, dintr-un fisier excel, de exemplu ca aplicatia semnaleaza eventualele erori identificate in timpul importului
In SmartBill gestionarea produselor cu risc fiscal se realizeaza usor, echipele implicate in dezvoltarea e-Factura alocand toate resursele disponibile pentru implementarea acestui sistem in programele de facturare si gestiune, chiar de la primele discutii.
